Polisi Cwyno

Daeth Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 i rym ar 1af Ionawr 2005. Yn unol â'r rheoliadau, mae gofyn i'r Cyngor sefydlu gweithdrefn i ddelio â chwynion.

Ar 28 Chwefror 2005, cymeradwyodd Cyngor Sir Powys y Polisi Cwynion/Cwyno ar gyfer delio â chwynion sy'n ymwneud â'r ffordd mae'r Cyngor yn ymateb i geisiadau am wybodaeth dan y Ddeddf.

Mae'r polisi hefyd yn cynnwys proses gwyno mewn perthynas â cheisiadau am wybodaeth dan Ddeddf Gwarchod Data 1998, a Deddf Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004.

POLISI CWYNO/CWYNION

Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Deddf Gwarchod Data 1998, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004.

Cam 1 Penderfyniad Anffurfiol.

Fel cam cyntaf, dylai'r Uned Rheoli Gwybodaeth neu'r swyddog sy'n delio â'r cais geisio datrys y materion sy'n ymwneud â'r wybodaeth a ddarperir yn anffurfiol gyda'r ymgeisydd.

Cam 2 Derbyn Cwyn Swyddogol.

Os na ellir datrys y broblem yn anffurfiol, caiff yr ymgeisydd ei gynghori wedi hynny i wneud cwyn swyddogol i'r Cyngor, drwy'r Uned Rheoli Gwybodaeth .

Rhaid cyflwyno cwynion yn ymwneud â'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn ysgrifenedig o fewn 40 diwrnod o dderbyn ymateb neu hysbysiad gwrthod.

Unwaith y bydd cwyn wedi'i derbyn mewn perthynas â gwybodaeth a gyhoeddir dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, y Ddeddf Gwarchod Data a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol; bydd yn cael ei throsglwyddo gan yr Uned Rheoli Gwybodaeth i'r Prif Swyddog Gwybodaeth neu gynrychiolydd wedi'i enwebu ar ei ran. Bydd yr Uned Rheoli Gwybodaeth yn cydnabod y gwyn ac yn rhoi gwybod i'r sawl sydd wedi gwneud y gwyn fod y mater yn cael ei gyfeirio at y Prif Swyddog Gwybodaeth neu gynrychiolydd wedi'i enwebu ar ei ran i'w harolygu.

Bydd yr achwynydd hefyd yn cael gwybod y bydd y Cyngor yn ymateb i'w gwyn o fewn 20 diwrnod gwaith (40 diwrnod gwaith ar gyfer Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol) oni bai bod natur y gwyn yn gymhleth a bod angen cyfnod hirach i ymateb.

Mewn achosion lle mae oedi, rhoddir gwybod i'r achwynydd am gynnydd gyda'r mater  yn ystod pob cam o'r broses gan gynnwys amcangyfrif o amserlenni ar gyfer ymateb.

Cam 3 Arolwg Annibynnol ar y Gwyn.

Wedi cyfeirio'r gwyn at y Prif Swyddog Gwybodaeth, bydd arolwg annibynnol yn cael ei gynnal ar y mater.

Ar ôl cynnal arolwg ar y mater, bydd y Prif Swyddog Gwybodaeth neu'r cynrychiolydd a enwebir ar ei ran yn ysgrifennu at yr achwynydd naill ai i:

(i) Amddiffyn y gwyn yn llwyr. Yn yr achos, bydd y wybodaeth berthnasol a oedd yn cael ei hatal yn cael ei rhyddhau cyn gynted ag y bydd hyn yn ymarferol neu o fewn 20 diwrnod gwaith (40 diwrnod gwaith ar gyfer Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol).

(ii) Amddiffyn y gwyn yn rhannol. O ran y rhan o'r gwyn a ategir, bydd y wybodaeth a oedd yn cael ei hatal yn cael ei rhyddhau cyn gynted ag y bydd hyn yn ymarferol neu o fewn 20 diwrnod gwaith (40 diwrnod gwaith ar gyfer Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol). O ran y rhan o'r gwyn nad yw'n cael ei hategu, caiff yr achwynydd ei gynghori am ei hawl i wneud cais i'r Comisiynydd Gwybodaeth am arolwg allanol ar benderfyniad y Cyngor o fewn dau fis.

(iii) Peidio ag amddiffyn y gwyn. Yn yr achos hwn, cynghorir yr achwynydd am ei hawl i wneud cais i'r Comisiynydd Gwybodaeth am arolwg allanol ar benderfyniad y Cyngor o fewn dau fis.

Arolwg gan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Petai'r Comisiynydd yn canfod ei fod o blaid y Cyngor, bydd hyn i bob diben yn dod â'r gwyn i ben oni bai bod yr achwynydd yn dymuno troi at y llysoedd am gymorth.

Petai'r Comisiynydd Gwybodaeth yn canfod ei fod yn erbyn y Cyngor yn llwyr neu'n rhannol, bydd y wybodaeth sy'n cael ei hatal yn cael ei rhyddhau cyn gynted ag y bydd hyn yn ymarferol neu o fewn 20 diwrnod gwaith (40 diwrnod gwaith ar gyfer Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol). Cynhelir arolwg hefyd ar y gweithdrefnau i sicrhau bod sylwadau'r Comisiynydd yn cael eu hystyried a'u cynnwys o fewn prosesau gwaith yn y dyfodol.

Manylion Cysylltu:

Cam 1: Penderfyniad Anffurfiol.

 

Camau 2 a 3: Derbyn Cwyn Swyddogol ac Arolwg Annibynnol ar y Gwyn.

Uned Rheoli Gwybodaeth .

Arolwg gan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Comisiynydd Gwybodaeth.

Rheoli Gwybodaeth

E-bost: foi.queries@powys.gov.uk

Ffôn: 01597 825013

Ffacs: 01597 825663

Cyfeiriad:

Rheoli Gwybodaeth,

Uned 29 Ffordd Ddole,

Llandrindod,

Powys,

LD1 6DF