Trefniadaeth Adfer Ol-ddyledion Rhent (Tai Cyngor)
Cyflwyniad
Mae’r ddogfen hon yn rhoi manylion ynglyn â dulliau Cyngor Sir Powys o weithredu er mwyn adfer ôl-ddyledion rhent. Cynlluniwyd y ddogfen ar gyfer staff sy’n casglu rhent ac yn adfer ôl-ddyledion, ynghyd â thenantiaid Cyngor Sir Powys. Byddwn yn dosbarthu trefn gweithredu ar wahân ar gyfer ôl-ddyledion rhent garejys y Cyngor i denantiaid newydd a phresennol garejys y Cyngor.
Cyngor i denantiaid
- rhent
- unrhyw gostau eraill i’w talu gyda’r rhent
- copi o drefn adfer ôl-ddyledion rhent y Cyngor
Wrth ymuno â’r cynllun, dylai’r tenant dderbyn ffurflen gais Budd-dal Tai, ynghyd â chynnig o gymorth i’w helpu i lenwi’r ffurflen.
Nawr, dylid gofyn i’r tenant am ei rif ffôn a’i rif ffôn symudol, ynghyd â’r amser gorau i gysylltu â hwy. Dylid rhoi’r manylion hyn ar system gyfrifiadur yr adran dai.
Y broses adfer ôl-ddyledion
Mae’r Cyngor yn casglu rhent yn wythnosol. Rhaid talu rhent o flaen llaw, ar ddydd Llun cyntaf pob cylchred. Os na fydd y tenant wedi talu yn ystod yr wythnos honno, bydd ganddo ôl-ddyledion pan ddaw’r cylchred wythnosol i ben (oni bai bod y rhent wedi cael ei dalu o flaen llaw, mewn cylchred casglu blaenorol).
Pan fydd gan denant ôl-ddyledion rhent, dylid dilyn y drefn ganlynol. Dylech dal i ddilyn y drefn hon os oes cais am Fudd-dal Tai yn aros i gael ei brosesu. Fodd bynnag, mae’n bwysig eich bod yn cynnal cysylltiad agos â’r tenant a’r adran Budd-daliadau Tai (cyfeiriwch ar y Cytundeb Lefel Gwasanaeth gyda Budd-daliadau Tai), er mwyn gwneud yn siwr bod y wybodaeth ar gael i alluogi ceisiadau i gael eu prosesu cyn gynted â phosibl. Dylai hyn sicrhau cyn lleied o ôl-ddyledion â phosibl, a bod unrhyw ôl-ddyledion sydd yn codi yn cael eu trin yn gyflym.
Rhaid cofnodi unrhyw weithrediadau sy’n cael eu gwneud o dan y drefn hon ar system gyfrifiadurol yr adran dai. Mae hyn yn cynnwys unrhyw lythyron sy’n cael eu hanfon neu eu derbyn, ynghyd â manylion unrhyw gyswllt â thenantiaid, budd-daliadau tai neu asiantaethau eraill. Efallai y bydd angen dibynnu ar y manylion hyn yn ystod gweithrediadau meddiannu, neu os bydd cwyn yn cael ei wneud gan y tenant neu ar ei ran.
Cyfnod 1 (ar ôl 3 wythnos)
Pan fydd gan y tenant ôl-ddyledion rhent o 2 wythnos, dylid anfon llythyr Ôl-ddyledion Rhent 1 (RA1) at y tenant (mae copi yn atodedig). Mae’r llythyr hwn yn dweud wrth y tenant beth yw ei sefyllfa rhent ef neu hi ar hyn o bryd, ac yn gofyn i’r tenant dalu’r arian sy’n ddyledus cyn gynted â phosibl.
Cyfnod 2 (ar ôl 4 wythnos)
Os nad yw'r tenant yn ymateb i'r llythyr RA1 o fewn 7 diwrnod, dylid gwneud pob ymdrech resymol i gysylltu â'r tenant er mwyn:
- eu hatgoffa o’u hymrwymiad i dalu eu rhent yn rheolaidd ac ar amser;
- dynodi unrhyw broblemau sydd gan y tenant wrth gwrdd â’i ymrwymiadau ef neu hi, a rhoi cyngor a chymorth addas;
- cytuno ar drefniadau talu boddhaol (e.e. dulliau talu, dyddiad talu).
Gellir gwneud cysylltiad personol mewn un o’r ffyrdd canlynol:
Dros y ffôn. Wrth ffonio tenantiaid, bydd rhaid i swyddogion ystyried pa mor hawdd yw hi i gyrraedd y tenant unigol. Os na fydd tenant adref yn ystod y dydd, ac nad oes ganddo beiriant ateb na ffôn symudol, efallai y dylai swyddogion ystyried ei ffonio min nos. Fodd bynnag, rhaid gofalu nad yw galwadau ffôn yn tarfu ar y tenant. Am y rheswm hwn, rydym yn argymell nad yw swyddogion yn ffonio tenantiaid ar ôl 6.30p.m., oni bai eu bod wedi gwneud trefniadau â’r tenant o flaen llaw.
Pan yn gadael negeseuon ar beiriant ateb neu ‘text pads’, cofiwch ei fod yn bosibl mai rhywun heblaw’r tenant fydd yn codi’r negeseuon hyn. Pan fyddwch yn gadael neges sy’n ymwneud ag ôl-ddyledion rhent neu faterion sensitif eraill, rydym yn awgrymu eich bod yn gadael y neges ganlynol: “(enw) o Adran Dai Cyngor Sir Powys sydd yma. A fyddai modd i chi fy ffonio rhwng 8.30 a.m. a 5.00 p.m. unrhyw ddiwrnod yr wythnos hon? Fy rhif ffôn yw (rhif). Diolch”.
Trwy gyfweliad yn y swyddfa. Gwnewch yn siwr bod y cyfleusterau sy’n cael eu defnyddio i siarad â thenantiaid ynglyn ag ôl-ddyledion rhent yn ddigon preifat a diogel.
Trwy ymweliad â’r cartref. Wrth ymweld â chartrefi tenantiaid, dylai staff edrych ar bolisi’r Cyngor ar weithio ar eich pen eich hun. Pan yn ymweld â thenant yr ydych yn gwybod eu bod yn derbyn cymorth, fe’ch cynghorir i gysylltu â’r asiantaeth sy’n rhoi’r cymorth hwnnw, i asesu os dylid ymweld â’r tenant ar y cyd. Yn ogystal â hyn, dylai swyddogion edrych ar faterion yn ymwneud â diogelwch personol wrth gynllunio ymweliadau â chartrefi tenantiaid. Dylent ystyried a oes angen i swyddog arall fynd gyda hwy, neu a ddylid ymweld â’r tenant o gwbl.
Dylid cofnodi unrhyw ymdrechion i gysylltu â thenant yn llyfr brys y cyfrif ar system gyfrifiadurol yr adran dai. Dylech gofnodi unrhyw ymdrechion aflwyddiannus yn ogystal ag ymdrechion llwyddiannus.
Cyfnod 3 (ar ôl 5 wythnos)
Os na fydd y tenant yn llwyddo i dalu’r ôl-ddyledion rhent, neu’n gwneud trefniadau digonol i dalu’r ddyled o fewn 2 wythnos, bydd llythyr Ôl-ddyledion Rhent 2 (RA2) yn cael ei anfon ato (mae copi yn atodedig).
- copi cryno o’r nodyn trefn hwn,
- cyfriflen gyfredol,
- gwybodaeth ynglyn â Gwasanaeth Cyngor ar Dai gan Shelter Cymru.
Cyfnod 4 (ar ôl 6 wythnos)
Nawr, dylech roi pob cyfle i’r tenant fynd i gyfweliad yn eu swyddfa leol. Os nad yw hyn yn bosibl, gall swyddogion ddewis i ymweld â’r cartref, neu i gysylltu â’r tenant dros y ffôn (gweler cyfnod 3). Pwrpas y cyswllt hwn yw i drafod y rheswm dros yr ôl-ddyledion rhent, ac asesu pam fod y tenant wedi methu â lleihau neu glirio’r ddyled. Efallai y bydd angen cyfeirio’r tenant at asiantaeth cwnsela dyled arbenigol, yn enwedig wrth ddelio â dyledion mawr, niferus.
Rhaid cofnodi pob ymgais i gysylltu â’r tenant ar lyfr brys y cyfrif neu system gyfrifiadurol yr adran dai.
Mae’n bwysig sefydlu cyswllt personol yn ystod y cyfnod hwn, oherwydd mae cyflwyno Rhybudd o Geisio Meddiant yn rhan o’r cyfnod nesaf. Os yw’r tenant yn derbyn cymorth parhaol* gan asiantaeth, er enghraifft Gwasanaethau Cymdeithasol, Tîm Iechyd Meddwl Cymunedol, Gweithwyr Cymorth i Denantiaid Tai Trothwy, Cyngor Cyffuriau ac Alcohol, Gwasanaeth Cyngor ar Dai Shelter, mae’n bwysig eich bod yn dweud wrth yr asiantaethau hyn bod y Cyngor yn ceisio adfer ôl-ddyledion rhent. Mae’n bwysig bod y tenant yn ymwybodol o oblygiadau posibl hyn. Dylech wneud yn siwr bod asiantaethau cymorth perthnasol yn cael eu hysbysu o unrhyw weithrediadau pellach sy’n cael eu cymryd fel rhan o’r broses adfer ôl-ddyledion.
*Os nad yw’r Adran yn ymwybodol o’r wybodaeth hon eisoes, bydd angen ei sefydlu mewn cyfweliad. Dylech wneud yn siwr bod y tenant yn rhoi caniatâd i chi gysylltu ag asiantaethau eraill ynglyn â’r mater hwn cyn i chi wneud hynny.
Cyfnod 5 (ar ôl 7 wythnos)
- llythyr NOSP1 (mae copi yn atodedig),
- copi cryno o’r polisi trefn adfer ôl-ddyledion rhent,
- cyfriflen gyfredol,
- manylion y gwasanaeth Cyngor ar Dai.
Mae’r NOSP yn gymwys am 13 mis o’r dyddiad y caiff ei gyflwyno. Mae’n rhoi 28 diwrnod i’r tenant gymryd camau boddhaol i leihau neu glirio’r ôl-ddyledion. Os na wneir hyn, gall y Cyngor wneud cais am wrandawiad Llys Sirol, a allai arwain at y tenant yn colli ei gartref. Gellir cyflwyno NOSP mewn un o’r ffyrdd canlynol:
- trwy ei roi i’r tenant yn bersonol
- trwy ei adael yng nghartref diwethaf y tenant
- trwy ei anfon at gyfeiriad neu gartref diwethaf y tenant trwy bost cofrestredig neu ddosbarthiad a gofnodwyd.
Cyn belled bod un o’r dulliau uchod wedi cael eu defnyddio, ystyrir bod y NOSP wedi cael ei gyflwyno. Oherwydd hyn, ni fydd rhaid i’r Cyngor brofi bod y tenant wedi ei dderbyn. Fodd bynnag, trwy gyflwyno’r rhybudd i’r tenant yn bersonol, neu fynd ag ef i gyfeiriad diwethaf y tenant â llaw, mae’r tebygrwydd y bydd y NOSP yn mynd ar goll, yn cael ei anfon yn ôl, neu na fydd yn cael ei gasglu yn lleihau’n sylweddol. Oherwydd hyn, dylai swyddogion gyflwyno’r rhybudd â llaw os yw hynny’n bosibl.
Mae NOSPau yn cael eu monitro, a byddant yn cael eu hail-gyflwyno cyn y dyddiad terfyn os na fydd y ddyled yn cael ei chlirio, neu os byddwch yn sicrhau gorchmynion llys mewn perthynas â’r ôl-ddyledion.
Dylech ddweud wrth asiantaethau cymorth perthnasol am y camau yr ydych yn eu cymryd ar hyn o bryd
Cyfnod 6 (ar ôl 9 wythnos)
- cyfriflen rhent presennol.
Cyfnod 7 (ar ôl 11 wythnos)
Os na fydd y tenant yn ymateb i’r NOSP o fewn 28 diwrnod o gyflwyno’r Rhybudd, dylid cyflwyno Llythyr Gweithrediadau’r Llys Sirol 1 (CCP1).
Mae’r llythyr hwn yn dweud wrth y tenant bod y Cyngor yn bwriadu mynd ar ôl y ddyled trwy’r Llys Sirol. Byddwn yn hysbysu’r tenantiaid y bydd y Cyngor yn gwneud cais bod y tenant yn talu costau’r achos llys. Os caniateir hyn, bydd y costau yn cael eu hychwanegu at gyfrif y tenant.
- Datganiad rhent cyfredol.
Cyn gwneud cais am wrandawiad llys, dylai’r swyddog rhent edrych os oes unrhyw gais am Fudd-dâl Tai yn aros i gael ei brosesu, a fyddai’n gallu effeithio ar unrhyw wrandawiad llys. Os oes, rhaid i’r swyddog weithio â’r adran Budd-dâl Tai a’r tenant, i wneud yn siwr fod yr holl wybodaeth berthnasol yn cael ei ddarparu o fewn 7 diwrnod. Bydd hyn yn galluogi’r cais i gael ei brosesu, ac yn gwneud yn siwr bod unrhyw fudd-dâl yn cael ei gredydu i’r cyfrif rhent. Os na fydd y wybodaeth yn cael ei ddarparu, er bod yr Adrannau Tai a Refeniw wedi gwneud pob ymdrech posibl, dylid rhoi gwybod i’r tenant y bydd y cais am wrandawiad llys yn mynd yn ei flaen.
Yn ystod y cyfnod hwn, bydd achos yr ôl-ddyledion yn cael ei gyfeirio at y Llys Sirol, gan ddefnyddio ffurflenni N5 (ffurflen gais ar gyfer meddiant eiddo) a N119 (manylion ar gyfer ceisio meddiant), ynghyd â’r ffi llys priodol ac unrhyw ddogfennau eraill y mae’r ffurflenni’n gofyn amdanynt, er enghraifft cyfriflenni rhent a chopi o’r Rhybudd o Geisio Meddiant. Rhaid i’r ffurflenni hyn gael eu harwyddo gan aelod staff sydd â’r awdurdod i wneud hynny.
Dylech hysbysu unrhyw asiantaethau perthnasol o’r camau yr ydych yn eu cymryd yn ystod y cyfnod hwn.
Cyfnod 8
Ar ôl i’r Cyngor glywed beth fydd dyddiad y gwrandawiad llys, dylid anfon llythyr CCP2 (copi yn atodedig). Mae’r llythyr hwn yn annog y tenant i glirio’r ddyled neu i wneud trefniadau boddhaol i ad-dalu’r ôl-ddyledion, ac i barhau i dalu rhent hyd at ddyddiad y gwrandawiad llys.
Dylech hysbysu unrhyw asiantaethau perthnasol o’r camau yr ydych yn eu cymryd yn ystod y cyfnod hwn.
Efallai y byddwn yn anfon llythyr arall at y tenant yn nes at ddyddiad y gwrandawiad, i gadarnhau unrhyw drefniant neu i annog y tenant i gydweithio er mwyn talu’r ôl-ddyledion.
Bydd swyddogion dynodedig yn ymdrechu un ai i ymweld â'r tenant neu drefnu iddo/iddi gael cyfweliad mewn swyddfa leol gyfleus. Rhaid i swyddogion gofnodi manylion perthnasol, e.e. incwm a gwariant a chyfansoddiad y teulu gan ddefnyddio'r proforma llys briodol. Rhaid cadw cofnod o'r cyfweliad ar bad nodiadau'r cyfrif ar system gyfrifiadurol yr adran dai. Rhaid annog y tenantiaid i fynychu'r gwrandawiad llys. Mae hyn yn rhoi'r cyfle iddynt gadarnhau unrhyw gytundebau blaenorol â'r Cyngor neu i gyflwyno achos i setlo mewn modd gwahanol. Mae presenoldeb y tenant hefyd yn rhoi'r cyfle i'r Barnwr weld:
- os yw’n rhesymol bod y tenant yn cwrdd â’r amodau ar gyfer ad-dalu’r ôl-ddyledion o dan dermau gorchymyn meddiant gohiriedig, a bod y tenant yn ymwybodol o ganlyniadau posibl peidio â chydymffurfio â’r amodau hyn.
- os yw’n rhesymol i’r Cyngor gael meddiant llwyr o’r eiddo.
Meddiant Llwyr
Mewn achosion o ddyled difrifol, lle nad yw’r tenant wedi gwneud ymdrech i glirio neu leihau’r ôl-ddyledion, gall y Cyngor wneud cais am orchymyn meddiant llwyr. Enghraifft glasurol o hyn yw tenant sy’n gyfrifol am dalu rhent llawn sydd wedi anwybyddu pob llythyr hyd at, ac yn cynnwys CCP2, a sydd â dyled o bedwar mis o rent (tua £700.00 am dy Cyngor ym Mhowys ar gyfartaledd) pan ddaw’r achos i’r llys. Os bydd y tenant yn talu’r ôl-ddyledion yn llawn cyn dyddiad y gwrandawiad, gall y Cyngor dynnu’r cais am feddiant yn ôl. Fodd bynnag, dylent ofyn am Orchymyn ar gyfer costau sy’n cyfateb â’r ffi cyhoeddi.
Meddiant Gohiriedig.
Lle mae’r tenant wedi:
- lleihau’r ôl-ddyledion yn sylweddol ers i’r Cyngor wneud cais am wrandawiad llys, neu
- wneud cytundeb i dalu rhent ynghyd â’r ôl-ddyledion yn rheolaidd, ac mae’r tenant yn cadw at y cytundeb hwnnw,
efallai y bydd y Cyngor yn fodlon gyda gorchymyn meddiant gohiriedig. Fel arfer, mae hwn yn gohirio meddiant am 28 diwrnod, ar yr amod bod y tenant yn talu eu rhent net yn rheolaidd, ynghyd â thaliad wythnosol y cytunwyd arno ar gyfer lleihau’r ôl-ddyledion. Yn aml, mae hyn yn barhad o gytundeb blaenorol rhwng y tenant a’r Cyngor. Fodd bynnag, mae’n bosibl y bydd y Barnwr yn amrywio trefniadau o’r fath yn ôl ei ddoethineb ef/hi, neu ar gais gan y naill barti neu’r llall.
Cyn belled â bod y tenant yn cydymffurfio â thermau gorchymyn gohiriedig, ni fydd angen gweithredu ymhellach. Fodd bynnag, os bydd y tenant yn torri’r gorchymyn gohiriedig, gall y Cyngor ddewis sut i ymateb i hyn:
- gall drin y tenant fel “tresbaswr a oddefir”, tra’n aros i gais am warant i droi’r tenant allan gael ei brosesu, neu
- gall anwybyddu’r tor-gytundeb, a pharhau â’r denantiaeth, ar yr amod bod y tenant yn cydymffurfio â’r gorchymyn mewn ffordd a gytunwyd rhwng y Cyngor a’r tenant.
Cyfnod 9
Ar ôl y gwrandawiad llys, bydd y tenant yn cael clywed beth yw termau'r dyfarniad yn ysgrifenedig gan y llys. Bydd y Cyngor hefyd yn dweud wrth y tenant beth yw penderfyniad y llys ac yn dweud:
- os bydd ef/hi yn methu â chydymffurfio â thermau gorchymyn meddiant gohiriedig, bydd y Cyngor yn ceisio gwarant i droi’r tenant allan.
- os bydd gorchymyn meddiant llwyr, bydd beili’r llys yn cael ei gyfarwyddo i gysylltu â’r tenant yn y dyfodol agos (gweler y drefn troi allan).
Ni fydd unrhyw weithrediadau pellach os bydd y tenant yn cydymffurfio’n llawn â’r gorchymyn llys.
Fodd bynnag, lle nad yw gorchymyn meddiant wedi cael ei weithredu gan “Warant Meddiant o Dir” (troi allan), gall y Cyngor actifadu gorchymyn o fewn 6 mlynedd i ddyddiad y gorchymyn. Gellir gweithredu yn y modd hwn ar gyfer pobl sy’n gwrthod talu yn rheolaidd, sy’n cam-ddefnyddio’r system trwy dalu ar ôl cyrraedd y llys, ac yn trin Cyfrif Refeniw yr Adran Dai fel cyfleuster bancio di-log. Hyd yn oed os bydd tenant wedi llwyddo i glirio’r ôl-ddyledion gwreiddiol a arweiniodd at y gorchymyn meddiant, gellir gweithredu’r gorchymyn trwy “Warant Meddiant” os bydd gan y cyfrif ôl-ddyledion ar ôl hyn. Argymhellir nad yw’r ffordd hon o weithredu yn cael ei dilyn yn aml. Ni ddylai gael ei ddilyn heb ganiatâd uwch neu brif swyddog.
Troi allan – gwneud cais am “Warant Meddiant o Dir”
Dim ond trwy warant meddiant o dir y gellir gorfodi gorchymyn am feddiant. Mae unrhyw ymgais i droi tenant allan heb warant yn debyg o arwain at hawlio troi allan anghyfreithlon.
Mewn achos gorchymyn meddiant llwyr e.e. gorchymyn 14 diwrnod, mae hawl gan y Cyngor i wneud cais am warant ar neu ar ôl i’r llys nodi y dylai’r tenant roi meddiant i ni (ar ôl 15 diwrnod yn yr enghraifft a ddefnyddiwyd).
Mewn achos gorchymyn gohiriedig, mae hawl gan y Cyngor i wneud cais am warant unwaith y bydd y tenant wedi torri amorau’r gorchymyn (e.e. mae’r tenant yn methu â thalu rhent yn ogystal â £x). Gorchmynion gohiriedig yw mwyafrif y gorchmynion sy’n ymwneud ag ôl-ddyledion rhent.
Gwneir cais am warant trwy ddefnyddio ffurflen N325, gan amgau’r ffi dosbarthu warant. Dylai’r ffurflen gael ei harwyddo gan aelod o staff sydd â’r awdurdod i wneud hynny. Pan dderbynnir y warant, bydd yn aros mewn grym am flwyddyn. Ar ôl hyn, rhaid i’r Cyngor wneud cais ysgrifenedig i’r llys.
Er bod warant wedi cael ei dosbarthu, gall y tenant neu wr/gwraig y tenant wneud cais i’r Llys i ohirio cyflwyno’r gwarant. Gellir gwneud cais i’w ohirio unrhyw bryd cyn bod y warant yn cael ei gyflawni gan y beili. Os yw’r llys yn cytuno i oedi neu ohirio cyflawni’r warant, rhaid gosod amodau yn ymwneud â thalu’r ôl-ddyledion, heblaw lle y byddai hyn yn achosi caledi ofnadwy i’r tenant.
Gall y Cyngor benderfynu gohirio’r Gwarant Meddiant, er enghraifft lle bydd tenant yn clirio’r ôl-ddyledion i gyd. Yn gyffredinol, fodd bynnag, y tenant ddylai fod yn gyfrifol am wneud cais i ohirio’r gwarant.
Lle bydd Gwarant Meddiant yn cael ei ohirio, call y Cyngor actifadu’r gorchymyn o fewn 6 mlynedd i ddyddiad y gorchymyn, oni bai fod y tenant yn torri amodau cyflwyno’r gohiriad. Gellir gweithredu yn y modd hwn ar gyfer pobl sy’n gwrthod talu yn rheolaidd, sy’n cam-ddefnyddio’r system trwy dalu ar ôl i’r achos gyrraedd y llys, ac yn trin Cyfrif Refeniw yr Adran Dai fel cyfleuster bancio di-log. Os bydd y Warant yn cael ei ail-actifadu o fewn 12 mis i ddyddiad gwrieddiol y gorchymyn, ni fydd angen ffi cyhoeddi arall. Argymhellir nad yw’r ffordd hwn o weithredu yn cael ei ddilyn yn aml. Ni ddylai gael ei ddilyn heb ganiatâd uwch neu brif swyddog.
Troi allan – Gweithredu’r warant.
- os yw’r Cyngor yn debygol o gael meddiant gwag ar ddiwrnod y troi allan neu cyn hynny;
- os oes angen unrhyw gymorth ar y tenant ar gyfer storio dodrefn dros dro. Os felly, dylid codi pris symud a storio’r dodrefn ar y tenant;
- ydy’r tenant eisiau gwneud datganiad o ddigartrefedd. Dylid nodi bod modd gweld y tenant fel bod yn ddigartref o fwriad os ydynt yn cael eu troi allan o’u cartref am beidio â thalu rhent. Os bydd hyn yn digwydd, dim ond os darganfyddir bod gan y tenant angen sy’n flaenoriaeth y bydd dyletswydd gan y Cyngor i ddarparu llety dros dro. Dim ond cyngor a chymorth priodol y bydd rhaid i’r Cyngor ei ddarparu os darganfyddir nad oes gan y tenant angen sy’n flaenoriaeth.
Dylai’r swyddog gydweithio’n agos ag unrhyw asiantaethau eraill sy’n gysylltiedig â’r tenant neu’n aelod o gartref y tenant.
Yn ogystal â hyn, bydd angen i’r swyddog:
- drefnu i saer coed fod yn bresennol pan fydd y tenant yn cael ei droi allan, er mwyn newid cloeon yr eiddo.
- trefnu cerbyd addas ac o leiaf dau weithiwr i symud unrhyw ddodrefn sy’n debygol o gael eu gadael yn yr eiddo. Dylid trefnu man addas i storio’r dodrefn dros dro.
- rhoi gwybod i’r Heddlu beth yw’r amser a’r dyddiad y bydd y tenant yn cael ei droi allan, ynghyd â’r cyfeiriad y bydd hyn yn digwydd. Os oes posibilrwydd y bydd yna wrthwynebiad, dylid ceisio gwneud yn siwr bod heddlu’n bresennol. Os yw’n bosibl y bydd swyddog neu deulu swyddog mewn perygl oherwydd eu presenoldeb wrth droi’r tenant allan, efallai y bydd modd i swyddog arall wneud hyn, gyda chytundeb yr uwch neu brif swyddog.
Nodiadau
- Dim ond mewn perthynas â rhent sydd heb ei dalu ac unrhyw gostau eraill sy’n gysylltiedig â’r eiddo y gellir cymryd camau meddiant ar gyfer ôl-ddyledion. Nid yw hyn berthnasol i or-dalu Budd-dal Tai. Yr Adran Refeniw ac nid y Gwasanaeth Tai sy’n gyfrifol am hawlio Budd-daliadau Tai sydd wedi cael ei or-dalu.
- O bryd i’w gilydd, efallai y bydd Swyddogion Tai yn anfon llythyron arbennig sy’n ymwneud ag amgylchiadau unigol achos o ôl-ddyledion yn ogystal â, neu yn lle anfon llythyron safonol RA1 a RA2. Mewn amgylchiadau arbennig, mae’n bosibl y bydd swyddogion yn atal llythyron ôl-ddyledion, er enghraifft lle gwyddir bod tenant wedi dioddef trychineb bersonol neu wedi mynd i’r ysbyty, ac nad oes ganddo unrhyw ffordd o dalu rhent mewn pryd. Lle na bydd llythyr wedi cael ei anfon, bydd y Swyddog Tai yn cofnodi’r rhesymau dros wneud y penderfyniad hwn ar y ffeil briodol.
- Dylid anfon Rhybudd o Geisio Meddiant pan fydd cyfrif rhent tenant yn mynd i chwe wythnos o ddyled. Fodd bynnag, lle mae gan y tenant hawl i dderbyn rhywfaint o Fudd-dal Tai, a bod y rhent sy’n ddyledus yn swm tipyn yn llai na chyfanswm y rhent sydd i’w dalu ar yr eiddo, y Cyngor fydd yn penderfynu os ydy hi’n gwneud synnwyr ariannol i fynd ar ôl yr ôl-ddyledion trwy’r llysoedd, neu a fyddai ffordd arall o weithredu yn fwy addas. Bydd y penderfyniad hwn yn cael ei wneud gan yr Uwch Swyddog Rhent neu’r Rheolwr Ardal, mewn ymgynghoriad â’u swyddog arolygu.
- Ar ôl ystyried pob achos unigol, mae’n bosibl y bydd y Prif Swyddog Rheoli Tai yn cytuno i amrywio’r dull os credir y bydd hyn yn ffordd mwy effeithiol o ddelio â thenantiaid sy’n methu â thalu eu rhent yn aml. Enghraifft o hyn fyddai lle cyflwynir y Rhybudd o Geisio Meddiant yn gynharach nag arfer. Os bwriedir amrywio’r dull gweithredu er mwyn delio ag ardaloedd cyfan lle mae yna lawer o ôl-ddyledion rhent, bydd rhaid gwneud penderfyniad ffurfiol gyda’r Pwyllgor perthnasol, yn seiliedig ar dystiolaeth fanwl bod angen amrywiad o’r fath.
- Efallai y bydd rhai achosion lle na fydd gweithrediadau meddiant yn cael eu hystyried fel y ffordd fwyaf addas o weithredu. Oherwydd hyn, dylai staff fod yn ymwybodol o ddulliau cyfreithiol eraill o weithredu, er enghraifft Gorchmynion Atal Cyflog neu garnisiwr.
