Rhyddid Gwybodaeth i Gontractwyr Trydydd Parti

Rhybudd Pwysig i Gyflenwyr

DEDDF RHYDDID GWYBODAETH

Y BROSES FEWNOL - CAFFAEL

Mae'r Cyngor yn gwario oddeutu £100 miliwn y flwyddyn ar nwyddau, gwasanaethau a gwaith o ffynonellau allanol.  Bydd y gwariant hwn yn cael ei reoli gan lu o fecanweithiau cytundebol sy'n amrywio o Gytundebau Fframwaith Corfforaethol i Gytundebau ac Archebion Prynu unigol o fewn Cyfarwyddiaethau.

Wrth wraidd y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth ceir rhwymedigaeth fod  awdurdodau cyhoeddus yn ymateb yn ysgrifenedig i geisiadau penodol sy'n gofyn am wybodaeth ganddynt oni bai yr ellir hawlio eithriad.  Mae'r polisi hwn yn benodol ar gyfer y swyddogion hynny sy'n gwneud gwaith caffael ac fe’i lluniwyd i ymdrin â'r materion hynny sy'n ymwneud â diddordebau masnachol y Cyngor a chyfrinachedd trefniadau cytundebau.  Fodd bynnag, mae manylion llawn y Ddeddf ynghyd â sut mae'r Cyngor yn bwriadu ymateb i geisiadau am wybodaeth ar gael o'r Uned Rheoli Gwybodaeth.

Mae'r Cyngor yn gweithredu mewn ystod eang o farchnadoedd, pob un â'i noddweddion unigryw ei hun.   Mewn rhai marchnadoedd, rydym yn dioeddef o brinder contractwyr a chyflenwyr sy'n meddu ar y gallu ac sy'n barod i gefnogi ein gofynion.   Bydd y Cyngor hefyd yn ymdrin ag ystod o gyflenwyr a chontractwyr amrywiol gan gynnwys, cwmnïau cyfyngedig aml genedlaethol, cenedlaethol a rhanbarthol, Mentrau bach a chanolig lleol, yngyd â'i unedau cytundebau mewnol ei hun.  Bydd y Cyngor yn cymryd rhan yn y broses o brynu nwyddau, gwasanaethau a gwaith fel rhan o gonsortia a phrosiectau ar y cyd.

Yn amlwg, oherwydd yr amrywiaeth eang o drefniadau a phartneriaid, bydd yna achlysuron pan fydd darparu gwybodaeth i'r cyhoedd am ei gytundebau yn peryglu gallu'r Cyngor i gaffael mewn modd sy'n gwneud yn siwr ei fod yn sicrhau gwerth am arian.

Mae polisi y Cyngor wedi'i seilio a'i ddehongli yn unol â chyfarwyddyd y Comisiynydd Gwybodaeth, ac yn benodol Canllaw Rhif 2 "Gwybodaeth a Rhoddwyd yn Gyfrinachol" a Chanllaw Rhif 5 "Diddordebau Masnachol." 

Mae'r Cyngor yn hollol gefnogol i'r syniad ei fod yn niddordeb y cyhoedd i fod mor onest ac agored ag sy'n bosibl ym mhob agwedd sy'n berthnasol i'w gytundebau caffael.  Mae'r Cyngor yn cydnabod nad yw yn niddordeb y cyhoedd i ryddhau gwybodaeth a fydd yn neu a allai tanseilio safle cystadleuol a/neu fasnachol y Cyngor neu ei Gyflenwyr a Chontractwyr.  Felly mae'n hanfodol bod unrhyw gais am wybodaeth yn cael ei ystyried yng nghyd-destun goblygiadau'r farchnad ehangach.

Un o linynau Strategaeth Gymunedol y Cyngor yw creu economi deinamig a chynaladwy.  Felly, mae'n rhaid i ni fod yn ymwybodol o'r angen i warchod diddordebau Mentrau Bach a chanolig lleol a chyrff masnachol eraill sy'n gweithredu mewn marchnadoedd ehangach.  Mewn rhai amgylchiadau mae'n bosibl y byddai cyhoeddi gwybodaeth sy'n sensitif yn fasnachol achosi niwed i fusnesau.

Bydd pob cais am wybodaeth (dylid anfon ymateb o fewn 20 diwrnod o'i dderbyn) p'run ai os yw wedi'i dderbyn yn uniongyrchol gan y Cyngor neu gan Gyflenwr neu Gontractwr gael ei anfon ymlaen at y Pennaeth Swyddogaeth priodol (copi i'r Uned Wybodaeth Ganolog) a fydd mewn cydweithrediad â'r Pennaeth Eiddo a Chaffael yn penderfynu ar ei ryddhau.  Bydd penderfyniad o'r fath yn ystyried:-

• yr effaith ar ddatblygiadau economaidd lleol;
• yr effaith ar weithgareddau masnachol ;
• yr effaith ar hyder busnes;
• yr effaith ar ddiddordebau partneriaid y Cyngor ;
• y tebygrwydd o peri ragfarn;
• diddordeb y cyhoedd o ryddhau'r wybodaeth;
• y posibilrwydd o dorri cyfrinachau;
• os yw'r gwybodaeth yn "gyfrinach fasnachol";
• y canllawiau diweddaraf wedi'u cyhoeddi gan y Comisiwn Gwybodaeth a/neu Lywodraeth Cynulliad Cymru;
• gwybodaeth a fydd yn cael ei gyhoeddi yn y dyfodol.

Pan gymerir y penderfyniad i beidio â rhyddhau gwybodaeth neu i ryddhau rhan o'r wybodaeth a ofynnwyd amdano ar ôl ystyried y meini prawf uchod, ni fydd y penderfyniad hwn yn cael ei ystyried fel cynsail.  Bydd pob penderfyniad yn cael ei wneud ar rinweddau unigol y cais am wybodaeth.

Am fwy o wybodaeth cysylltwch ag :-

Andrea Hughson - Rheolwr Cofnodion a Chydymffurfio

Ffôn: 01597 827512   E-bost: andrea.hughson@powys.gov.uk

Rheoli Gwybodaeth

Uned 29 Parc Menter Ddole Rd

Llandrindod

Powys 

LD1 6DF

To top

Rheoli Gwybodaeth

E-bost: foi.queries@powys.gov.uk

Ffôn: 01597 825013

Ffacs: 01597 825663

Cyfeiriad:

Rheoli Gwybodaeth,

Uned 29 Ffordd Ddole,

Llandrindod,

Powys,

LD1 6DF